Información del evento

Nuestra prioridad es proporcionar un entorno de trabajo seguro y adecuado para todos. Clarion Gaming se compromete a proporcionar un entorno de trabajo seguro, respetuoso, ético y adecuado para todos, incluyendo al personal, expositores, clientes y proveedores, que no sea discriminatorio ni ofensivo para individuos o grupos por motivos de edad, discapacidad, orientación sexual, clase social, etnia, raza, color, religión, estado civil o género.

Código de vestimenta: personal del stand

Este código de vestimenta se aplica al «personal de stand», definido como el personal de cualquier género empleado por los expositores o patrocinadores para promocionar sus productos o servicios en un evento.

• No se permitirá la desnudez parcial o total, ni la ropa o los métodos de marketing abiertamente sexuales o sugerentes.
• A discreción de Clarion Gaming, la única excepción posible a esta norma pueden ser los personajes promocionales que aparecen «en el juego», pero los expositores deben obtener el permiso correspondiente de la dirección de la feria Clarion Gaming antes del inicio de la misma.
• Si, por cualquier motivo, el personal del stand y/o una exposición y/o su contenido son considerados inapropiados por la dirección de Clarion Gaming, se pedirá al expositor que modifique la vestimenta del personal de su stand y/o la exposición y/o su contenido.
• La decisión de la dirección de Clarion Gaming Show en cada uno de los aspectos anteriores será definitiva.

Este es un proceso para todos los expositores y le animamos a que nos apoye y colabore con nosotros en este sentido. Si desea hablar con nosotros al respecto o necesita más información sobre el código de conducta, póngase en contacto con el equipo de operaciones eniGBLive.support@clariongaming.com.

No se podrá distribuir ni colocar material promocional en las zonas públicas (incluidas las zonas de inscripción y las zonas destacadas) sin una licencia del organizador. 

Licencias

Se requerirá una licencia para cualquier persona que trabaje fuera de los límites de su stand para promocionar su empresa. Independientemente de lo que lleven puesto, ya sea un disfraz elegante o una camiseta con la marca, si intentan promocionar su empresa fuera de su stand, deberá disponer de una licencia. Si desea que su personal o personal promocional distribuya artículos fuera de su stand, póngase en contacto con su gestor de cuentas de Clarion Gaming para obtener una licencia. No hay límite en el número de licencias que puede solicitar; sin embargo, solo necesita pases para las personas que trabajen fuera de su stand en cualquier momento.

Los cargos son los siguientes:

• 750 £ al día, por cada personaje/miembro del personal promocional.
• 1500 £ por tres días, por cada personaje/personal promocional.
• Se aplican descuentos. Consulte con su gestor de cuentas.

iGB L!VE es un lugar de negocios y tu comportamiento debe reflejarlo. Si por cualquier motivo se da alguna de las siguientes circunstancias, tu licencia podrá ser revocada y así se hará, sin que se te reembolse el importe y se le pedirá al personal promocional que abandone el recinto.  

• Cuando los personajes promocionales o el personal se desplacen hacia o desde su stand para cambiarse de ropa o ir al baño, no necesitarán licencia. Sin embargo, no deben interactuar activamente con las personas que se encuentren en su camino y deben tomar la ruta más directa hacia su destino.
• No se deben dejar folletos en ningún lugar (como mesas, sillas o zonas comunes).
• Cualquier folleto o material impreso que se encuentre tirado en las zonas de descanso o en los comedores será desechado, y los gastos de recogida correrán a cargo de su empresa.
• No bloquees ni te coloques justo delante de otros soportes.
• No rodees el stand de tu competidor.

La mejor práctica es indicar a su personal/personal promocional que se mantenga continuamente en movimiento por las salas de exposición.

Los expositores que vayan a reproducir contenido retransmitido en directo necesitarán una licencia musical y serán responsables de obtenerla para la feria. Si un expositor desea reproducir música de fondo, deberá pagar una tarifa por los derechos de ejecución y los derechos de autor. La licencia para reproducir la música se puede solicitar en «Mi licencia».
Los expositores que deseen explotar comercialmente o retransmitir música e imágenes de televisión durante un evento (por ejemplo, eventos musicales o de danza, artistas en directo o DJ, o retransmisiones deportivas por televisión) deben solicitar una licencia de Buma-Stemra, Sena o Videma. Para más información, consulte la oficina de permisos de RAI:permits@rai.nl.

Se permiten actividades especiales y demostraciones (como bailarines, bandas, DJ u otros actos musicales) en los stands, pero deben comunicarse a los organizadores y ser aprobadas por ellos antes de la feria. Si desea realizar actividades especiales en su stand, rellene elformulario de actividades especiales. Los organizadores se pondrán en contacto con usted si necesitan más documentación para conceder la aprobación.

Consulte las notas importantes a continuación:

• Las actuaciones no deben durar más de 10 minutos y no pueden realizarse más de dos veces al día (es decir, una por la mañana y otra por la tarde).
• Todas las actuaciones deben cumplir con nuestras directrices sobre ruido. Para más información, consulte la sección Ruido (más arriba).

Algunas actividades pueden requerir una evaluación de riesgos. Si fuera necesario, los organizadores se pondrán en contacto con usted.

Está prohibido fumar en todas las instalaciones. Por favor, salga del recinto y utilice las zonas habilitadas para fumadores. Tampoco se permite el uso de cigarrillos electrónicos ni vaporizadores dentro del recinto. Estos también solo se pueden utilizar fuera del recinto.

Nota: Si tiene previsto ofrecer productos de cigarrillos electrónicos/vapeo como obsequios promocionales a los visitantes de su stand, le rogamos que lo declare en elformulario de actividades especiales. 

Por favor, informe inmediatamente de cualquier pérdida o robo al organizador o al personal de seguridad, quienes le indicarán cómo proceder. Todos los objetos perdidos se entregarán en la oficina del organizador o al personal de seguridad.  Si se deja algún objeto en su stand, entréguelo en la oficina del organizador o al personal de seguridad. Si ha perdido algún objeto, consulte el servicio iLost de RAI Amsterdam para ver si ha sido entregado. Si no se reclama en un plazo de 3 meses, se desechará.

Los organizadores no se harán responsables de ninguna pérdida o daño que pueda sufrir la persona o la propiedad del expositor por cualquier causa. El equipo de iGaming recomienda Hiscox, que se especializa en seguros dentro de la industria de los eventos en vivo. Póngase en contacto con:eventinsurance@hiscox.co.uko llame al 0800 840 2469.

Como parte de nuestro Código de Conducta, Clarion Gaming se compromete a proporcionar un entorno de trabajo respetuoso y adecuado para todos. Pedimos a todos los expositores que sean respetuosos con sus vecinos y se aseguren de que no se vea obstaculizada su capacidad para mantener una conversación normal. Por lo tanto, todos los expositores deben mantener dentro de lo razonable cualquier música, sonido o ruido que emita su stand.

Los organizadores supervisarán el recinto ferial para evitar ruidos excesivos y, si el nivel de música, sonido o ruido de su stand se considera excesivo, recibirá una advertencia inmediata. Si se incumplen las normas de forma continuada y se emiten dos advertencias, se cortará la electricidad de su stand y el organizador le impondrá una multa de 1000 libras esterlinas para compensar a sus vecinos por la pérdida de capacidad para realizar sus actividades comerciales.

El organizador se reserva el derecho de determinar cuál es el nivel adecuado de música/sonido/ruido. Nuestra directriz es que ningún tipo de música/sonido/ruido puede superar los 85 dB. El organizador medirá los niveles de sonido con un medidor de ruido calibrado y su decisión será definitiva.

Si tiene música en su stand, debe revelar esta información rellenando el formulario de actividades especiales que se encuentra en el manual técnico para expositores.

Encontrará una copia de nuestros términos y condiciones completos en el contrato firmado. A continuación se incluye un resumen de los principales términos y condiciones relevantes para la construcción de su stand:

• No se permitirá participar a ningún expositor que tenga algún pago pendiente. Tenga en cuenta que esto incluye cualquier cuota de seguro, cuota administrativa o cargos acordados por servicios adicionales.
• La exposición estará abierta al público en los horarios indicados y anunciados por el organizador (sujeto a los derechos de los propietarios del recinto), durante los cuales el expositor se compromete a mantener sus exposiciones y su stand en buen estado, adecuadamente atendidos y sin cubrir. Ningún expositor tendrá derecho, antes del cierre de la exposición, a embalar o retirar los artículos expuestos o el stand sin el permiso por escrito del organizador.
• El organizador proporcionará al representante del expositor el manual del expositor, en el que se detallan los procedimientos operativos y los requisitos, antes de la feria. El expositor deberá cumplir con los términos del manual de la exposición y reconoce que dichos términos forman parte de estos términos y condiciones. Es responsabilidad del expositor compartir el manual con cualquier contratista y subcontratista.
• Las exposiciones se dispondrán de tal manera que no obstaculicen la visión general ni oculten las exposiciones de otros. Los planos de las exposiciones construidas especialmente, que no sean las construidas a partir del sistema modular estándar, deberán presentarse al organizador para su aprobación antes de encargar su construcción. En caso de surgir cualquier controversia en relación con la asignación de espacio, o en relación con la extensión de cualquier espacio adicional que el organizador considere que ocupa un expositor más allá del asignado, la decisión del organizador será definitiva.
• Si, en opinión del organizador, la exposición del expositor se extiende más allá de esa zona, el organizador podrá, a su entera discreción, cobrar al expositor por el espacio adicional ocupado a la tarifa vigente. No se permitirá ningún material de exposición que exponga una superficie sin terminar a los stands vecinos. El organizador se reserva el derecho de reubicar a cualquier expositor en cualquier momento si, a su entera discreción, lo considera necesario en el mejor interés de la exposición. El organizador podrá tomar cualquier medida con respecto a la ubicación o construcción de los stands si, en su opinión razonable, existe algún riesgo para la salud o la seguridad de su personal, agentes, expositores o visitantes.
• Los expositores que solo alquilan espacio son responsables de instalar tabiques entre su stand y los stands contiguos, que se extiendan hasta el nivel del suelo y los límites del stand. La altura máxima de los stands está limitada a 4 metros, salvo en los casos en que el organizador lo permita expresamente y lo confirme por escrito. Cuando las paredes del stand (incluidas las torres) superen los 2,5 metros de altura, deberán revestirse y decorarse adecuadamente en color blanco en el reverso, de acuerdo con los requisitos del expositor contiguo, pero sin llevar títulos, dispositivos, material publicitario ni exposiciones cuando la elevación dé a un stand más bajo.
• El organizador se reserva el derecho de rechazar diseños de stands y cualquier exposición o publicidad de los expositores que no cumpla con los requisitos del manual de la exposición o que, en opinión razonable del organizador, sea perjudicial para la apariencia general de la feria.
• El expositor deberá cumplir inmediatamente cualquier requisito impuesto al organizador por los propietarios o gestores de las salas de exposición o por cualquier autoridad municipal u otra autoridad competente. Además, el expositor deberá cumplir inmediatamente cualquier requisito que le sea comunicado por escrito por el organizador.
• Se pedirá a los expositores que proyecten películas, generen ruido excesivo o utilicen medios audiovisuales que molesten a los expositores adyacentes que cesen dichas actividades en aras del buen desarrollo general de la exposición. Esto puede solucionarse con un stand insonorizado a satisfacción del organizador.
• El expositor acepta que es responsable de las acciones de sus empleados, agentes y contratistas.
• Los contratistas oficiales, cuyos nombres se incluirán en el manual de la exposición, serán designados por el organizador para realizar los trabajos eléctricos en todos los stands. Los expositores serán responsables de liquidar las cuentas de los trabajos eléctricos que hayan solicitado directamente al contratista. Se permite la iluminación de los dispositivos, pero en este caso la iluminación debe ser fija, sin parpadeos, y cualquier luz directa procedente de ellos deberá ser protegida de tal manera que no cause molestias o incomodidades a los visitantes y otros expositores. Las instalaciones eléctricas de los stands u otras exposiciones deberán cumplir con la normativa para ingenieros eléctricos y con cualquier normativa o requisito legal o local al que pueda estar sujeta la exposición.

El Reino Unido ha abandonado la Unión Aduanera y el Mercado Único de la UE. Esto significa que, para iGB L!VE y en adelante, el envío de mercancías desde el Reino Unido estará sujeto a procedimientos de importación y exportación similares a los de los envíos entre la UE y el resto del mundo. Muchos expositores ya estarán familiarizados con el proceso que ahora se requiere para enviar sus productos a sus clientes en todo el mundo; sin embargo, nuestro socio logístico Kuehne+Nagel es experto en el transporte de mercancías puerta a puerta y estará encantado de proporcionar cualquier ayuda que sea necesaria. A continuación, se incluyen guías paso a paso que nuestro socio ha elaborado para describir los pasos necesarios para llevar sus mercancías desde el Reino Unido a los Países Bajos.

Aviso de envío de Kuehne+ Nagel

En respuesta al COVID-19, nuestro equipo sigue supervisando las últimas directrices del Gobierno británico para garantizar que estamos al día con las medidas de bioseguridad más recientes y adecuadas. Colaboramos con el Departamento de Digital, Cultura, Medios y Deportes (DCMS) del Reino Unido a través de la Asociación de Organizadores de Eventos (AEO), lo que significa que recibiremos información directa sobre los últimos requisitos y actualizaciones.

Clarion implementará un programa de medidas de bioseguridad para garantizar la protección de la salud y la seguridad de nuestros expositores, visitantes, compañeros y contratistas. Como expositores y patrocinadores de iGB L!VE, les pedimos que se unan a nosotros en la adaptación y que sigan los consejos y las directrices proporcionados para que su participación y el evento en general sean seguros y cómodos para todos. Aunque las medidas que se indican a continuación están actualizadas y se ajustan a las directrices actuales del gobierno y las autoridades locales, así como a las recomendaciones de la asociación del sector ferial, todos sabemos lo rápido que cambian las cosas. Si fuera necesario realizar algún cambio, se lo comunicaremos por correo electrónico. Estaremos encantados de proporcionarle cualquier información adicional o responder a cualquier pregunta que pueda tener. Nuestro equipo también estará encantado de mantener una reunión con usted para hablar sobre su participación y ofrecerle orientación específica en caso de que necesite ayuda adicional. Para concertar una reunión, hable con su gestor de cuentas o póngase en contacto con nuestro equipoen directly:iGBLive.support@clariongaming.com. Para leer una descripción general de las medidas de bioseguridad que nuestro equipo está aplicando para garantizar la seguridad y la comodidad de nuestros expositores, visitantes, compañeros y contratistas, consulte nuestro sitio web.  

Los expositores deberán incluir una sección sobre bioseguridad en su evaluación de riesgos habitual para su propia participación. En esta sección se deberá tener en cuenta la transmisión de la COVID-19 como un nuevo riesgo. Deberán evaluar cómo pueden reducir el riesgo de transmisión en su propio stand, considerando la posibilidad de aplicar un régimen de limpieza más frecuente y específico, proporcionar desinfectante de manos, instalar mamparas o proporcionar EPI al personal cuando sea necesario y, por supuesto, informar al personal. También deberá tener en cuenta aspectos específicos de su stand y de las actividades que allí se desarrollen.