Información del espectáculo

Nuestra prioridad es proporcionar un entorno de trabajo seguro y apropiado para todos. Clarion Gaming se compromete a proporcionar un entorno de trabajo seguro, respetuoso, ético y adecuado para todos, incluidos el personal, los expositores, los clientes y los proveedores, que no sea discriminatorio ni ofensivo para personas o grupos por motivos de edad, discapacidad, orientación sexual, clase, etnia, raza, color, fe, estado civil o sexo.

Código de vestimenta: personal del stand

Este código de vestimenta se aplica al "personal del stand", que se define como el personal de cualquier sexo utilizado por los expositores o patrocinadores para promocionar sus productos o servicios en un evento.

• No se permitirán los desnudos parciales o totales ni las prendas o métodos de marketing abiertamente sexuales o sugerentes.
• A discreción de Clarion Gaming, la única excepción posible a esta norma podrán ser los personajes promocionales que se vean "in-game", pero los expositores deberán obtener permiso a este respecto de la dirección de la exposición de Clarion Gaming antes del comienzo de la misma.
• Si, por cualquier motivo, la dirección de la feria de Clarion Gaming considera que el personal del stand y/o un objeto expuesto y/o su contenido son inapropiados, se pedirá al expositor que modifique la vestimenta del personal de su stand y/o del objeto expuesto y/o su contenido.
• La decisión de la dirección del espectáculo Clarion Gaming en cada uno de los aspectos anteriores será definitiva.

Se trata de un proceso para todos los expositores y le animamos a que nos apoye y participe en él. Si desea hablar con nosotros al respecto o necesita más información sobre el código de conducta, póngase en contacto con el equipo de operaciones en iGBLive.support@clariongaming.com.

No se podrá distribuir ni colocar ningún tipo de material promocional en zonas públicas (incluidas las zonas de inscripción y de espectáculos) sin una licencia del organizador. 

Licencias

Se exigirá una licencia a cualquier persona que actúe fuera de los límites de su stand para promocionar su empresa. Independientemente de lo que lleven puesto, ya sea un disfraz o una camiseta de marca, si están intentando promocionar su empresa fuera de su stand, deberá tener una licencia. Si desea que su personal/personal promocional distribuya artículos fuera de su stand, póngase en contacto con su gestor de cuentas de Clarion Gaming para obtener una licencia. No hay límite en el número de licencias que puede solicitar; sin embargo, sólo necesitará pases para las personas que estén trabajando fuera de su stand en cualquier momento.

Las tasas son las siguientes:

• 750 £ por día, por un personaje/personal promocional
• 1.500 libras por tres días, por un personaje/personal promocional
• Se aplican descuentos: hable con su gestor de cuentas.

iGB L!VE es un lugar de negocios y tu comportamiento debe reflejarlo. Si por cualquier motivo se produce alguna de las situaciones descritas a continuación, su licencia puede ser revocada, no se le reembolsará el importe abonado y se pedirá al personal de la promoción que abandone el local.  

• Cuando los personajes promocionales o el personal se dirijan a su stand para cambiarse o ir al baño, no necesitarán licencia. Sin embargo, no deben interactuar activamente con las personas en su camino, y deben tomar una ruta directa a su destino.
• Los folletos no deben dejarse en ningún sitio (como mesas, sillas o zonas comunes).
• Cualquier folleto que se encuentre tirado en las zonas de asientos o en los restaurantes será eliminado y el coste de los residuos correrá a cargo de su empresa.
• No bloquee ni se sitúe inmediatamente delante de otras gradas.
• No rodee el stand de su competidor.

La mejor práctica consiste en dar instrucciones a su personal/personal de promoción para que se pasee continuamente por los pabellones de la feria.

Los expositores que vayan a emitir contenidos en directo necesitarán una licencia de música y serán responsables de adquirirla para el espectáculo. Si un expositor desea reproducir música de fondo, deberá pagar una tasa por los derechos de ejecución y los derechos de autor. La licencia para reproducir la música puede solicitarse en "Mi licencia".
Los expositores que deseen explotar comercialmente o emitir música e imágenes de TV durante un Evento (por ejemplo, eventos de música/baile, artistas o DJs que actúen en directo, o mostrar imágenes deportivas de TV) deberán solicitar una licencia Buma-Stemra, Sena o Videma. Puede obtener más información en el mostrador de permisos de la RAI: permits@rai.nl.

Las actividades especiales y las demostraciones -como bailarines, bandas, DJs u otros actos musicales- están permitidas en los stands, pero deben ser comunicadas a los organizadores y aprobadas por éstos antes del certamen. Si desea organizar actividades especiales en su stand, rellene el formulario de Actividades especiales. Los organizadores se pondrán en contacto con usted en caso de que sea necesario presentar documentación adicional para obtener la autorización.

Consulte las notas importantes que figuran a continuación:

• Las actuaciones no deben durar más de 10 minutos, y no deben tener lugar más de dos veces al día (es decir, 1 por la mañana y 1 por la tarde).
• Todas las actuaciones deben cumplir nuestras directrices sobre ruido; para más información, consulte la sección Ruido (más arriba).

Algunas actividades pueden requerir una evaluación de riesgos. En caso necesario, los organizadores se pondrán en contacto con usted.

Está prohibido fumar en todo el recinto. Salga del recinto y utilice las zonas habilitadas para fumadores. Los cigarrillos electrónicos y el vapeo no están permitidos en el recinto. También están permitidos fuera del recinto.

Nota: Si tiene previsto ofrecer cigarrillos electrónicos o productos para vapear como obsequios promocionales a los visitantes de su stand, le rogamos que declare este factor en el formulario de actividades especiales. 

Le rogamos que comunique inmediatamente cualquier pérdida o robo al organizador o al personal de seguridad, que le indicarán el procedimiento a seguir. Todos los objetos perdidos se entregarán en la oficina del organizador o a seguridad. Si se deja algún objeto en su stand, entréguelo en la oficina del organizador o en seguridad. Si ha perdido algún objeto, compruebe en iLost de RAI Amsterdam si ya ha sido entregado. Si transcurridos 3 meses no ha sido reclamado, será eliminado.

Los organizadores no serán responsables de ninguna pérdida o daño que pueda sufrir la persona o propiedad del expositor por cualquier causa. El equipo de iGaming recomienda la compañía Hiscox, especializada en seguros para eventos en directo. Póngase en contacto con: eventinsurance@hiscox.co.uk o llame al 0800 840 2469

Como parte de nuestro Código de Conducta, Clarion Gaming se compromete a proporcionar un entorno de trabajo respetuoso y apropiado para todos. Pedimos a todos los expositores que sean respetuosos con sus vecinos y que se aseguren de que no se les impide mantener conversaciones normales. Por lo tanto, todos los expositores deben mantener dentro de lo razonable cualquier música, sonido o ruido emitido desde su stand.

Los organizadores vigilarán el recinto ferial en busca de ruidos excesivos y, si se considera que los niveles de música/sonido/ruido de su stand son excesivos, recibirá una advertencia inmediata. En caso de desobediencia continuada de las normas y tras dos advertencias, el organizador cortará la corriente eléctrica de su stand y le impondrá una multa de 1.000 GBP para compensar a sus vecinos por la pérdida de capacidad de hacer negocios.

El organizador se reserva el derecho de determinar el nivel adecuado de música/sonido/ruido. Nuestra directriz es que ninguna música/sonido/ruido puede superar los 85 dB. El organizador tomará las lecturas de sonido con un medidor de ruido calibrado y su decisión será definitiva.

Si dispone de música en su stand, deberá revelar esta información cumplimentando el formulario de Actividades Especiales del Manual Técnico del Expositor.

Encontrará una copia de nuestras condiciones generales en el contrato firmado. A continuación encontrará un resumen de los principales términos y condiciones relacionados con el montaje de su stand:

• No se permitirá la participación de ningún expositor que tenga pagos pendientes. Tenga en cuenta que esto incluye cualquier tasa de seguro, tasa de administración o cargos acordados por servicios adicionales.
• La exposición estará abierta a los visitantes en los horarios indicados y anunciados por el organizador (sin perjuicio de los derechos de los propietarios del recinto), períodos durante los cuales el expositor se compromete a tener sus objetos expuestos y su stand en buen estado, adecuadamente atendidos y no cubiertos. Ningún expositor tendrá derecho, antes de la clausura de la exposición, a empaquetar o retirar los artículos expuestos o el stand sin permiso por escrito del organizador.
• El manual del expositor, en el que se detallan los procedimientos y requisitos operativos, será facilitado al representante del expositor por el organizador antes del certamen. El expositor deberá cumplir los términos del manual de la exposición y reconoce que sus términos forman parte de estos términos y condiciones. Es obligación del expositor compartir el manual con todos los contratistas y subcontratistas.
• Los objetos expuestos deberán disponerse de manera que no obstruyan la visión general ni oculten los objetos expuestos por otros. Los planos de los pabellones especialmente construidos que no se basen en el esquema estándar deberán someterse a la aprobación del organizador antes de que se ordene su construcción. En caso de litigio sobre la distribución del espacio o sobre el espacio suplementario que el organizador considere ocupado por un expositor más allá del asignado, la decisión del organizador será inapelable.
• Si, en opinión del organizador, la exposición del expositor se extiende más allá de esa zona, el organizador podrá, a su entera discreción, cobrar al expositor por el espacio extra ocupado según la tarifa vigente. No se permitirá ningún material de exposición que exponga una superficie inacabada a los stands vecinos. El organizador se reserva el derecho de reubicar a cualquier expositor en cualquier momento si, a su absoluta discreción, lo considera necesario en el mejor interés de la exposición. El Organizador podrá tomar cualquier medida con respecto a la colocación o construcción de los stands si, en su opinión razonable, existe algún riesgo para la salud o la seguridad de su personal, agentes, expositores o visitantes.
• Los expositores que sólo dispongan de espacio son responsables de levantar tabiques entre su stand y los contiguos, que se extiendan hasta la altura del suelo y los límites del stand. La altura máxima de los stands está limitada a 4 metros, salvo autorización expresa del organizador confirmada por escrito. Cuando las paredes del stand (incluidas las torres) superen los 2,5 metros de altura, deberán estar convenientemente revestidas y decoradas en blanco por el reverso según las necesidades del expositor contiguo, pero sin llevar títulos, dispositivos, material publicitario ni objetos expuestos cuando la elevación dé al stand inferior.
• El organizador se reserva el derecho de rechazar los diseños de los stands y cualquier muestra o publicidad del expositor que no cumpla los requisitos del manual de la exposición o que, en opinión razonable del organizador, perjudique la apariencia general de la exposición.
• El expositor deberá cumplir inmediatamente cualquier requisito impuesto al organizador por los propietarios o gestores de los pabellones de exposición o cualquier autoridad municipal u otra autoridad competente. Además, el expositor deberá cumplirlas inmediatamente cuando el organizador le notifique por escrito dichas exigencias.
• Se pedirá a los expositores que proyecten películas o produzcan ruidos excesivos o utilicen medios audiovisuales que molesten a los expositores adyacentes que cesen tales actividades en interés de la exposición en su conjunto. Esto puede solucionarse con un stand insonorizado a satisfacción del organizador.
• El expositor acepta que es responsable de las acciones de sus empleados, agentes y contratistas.
• El organizador designará a los contratistas oficiales, cuyos nombres figurarán en el manual de la exposición, para realizar los trabajos eléctricos en todos los stands. Los expositores serán responsables de la liquidación de los trabajos eléctricos que hayan encargado directamente al contratista. Se podrá iluminar un dispositivo, pero en este caso la iluminación deberá ser quieta -no intermitente- y cualquier luz directa procedente del mismo deberá estar apantallada de forma que no cause molestias o incomodidad a los visitantes y a otros expositores. Las instalaciones eléctricas de los stands u otros objetos expuestos deberán cumplir la normativa para ingenieros eléctricos y cualquier normativa o requisito legal o local al que pueda estar sujeta la exposición.

El Reino Unido ha abandonado la Unión Aduanera y el Mercado Único de la UE. Esto significa que, a partir de iGB L'VE, el envío de mercancías desde el Reino Unido estará sujeto a procedimientos de importación y exportación similares a los de los envíos entre la UE y el resto del mundo. Muchos expositores ya estarán familiarizados con el proceso necesario para enviar sus productos a clientes de todo el mundo, pero nuestro socio logístico, Kuehne+Nagel, es experto en el transporte de mercancías puerta a puerta y estará encantado de proporcionarle toda la ayuda que necesite. A continuación encontrará una guía paso a paso elaborada por nuestro socio que describe los pasos necesarios para transportar sus mercancías del Reino Unido a los Países Bajos.

Kuehne+ Nagel Asesoramiento sobre envíos

En respuesta a COVID-19, nuestro equipo sigue supervisando las últimas directrices del gobierno del Reino Unido para garantizar que estamos al día de las medidas de bioseguridad más recientes y apropiadas. Colaboramos con el Departamento de Digital, Cultura, Medios de Comunicación y Deporte (DCMS) del Reino Unido a través de la Asociación de Organizadores de Eventos (AEO), lo que significa que recibiremos directamente los últimos requisitos y actualizaciones.

Clarion pondrá en marcha un programa de medidas de bioseguridad para garantizar la protección de la salud y la seguridad de nuestros expositores, visitantes, colegas y contratistas. Como expositores y patrocinadores de iGB L!VE les pedimos que se unan a nosotros en la adaptación y que se adhieran a los consejos y orientaciones que se dan con el fin de que su participación y la exposición en general sean seguras y cómodas para todos. Si bien las medidas que se indican a continuación están actualizadas y se ajustan a las directrices vigentes del gobierno y las autoridades locales, así como a las directrices de las asociaciones del sector ferial, todos sabemos lo rápido que cambian las cosas. Si fuera necesario realizar algún cambio, le informaremos por correo electrónico. Estaremos encantados de proporcionarle cualquier información adicional o responder a cualquier pregunta que pueda tener. Nuestro equipo también estará encantado de organizar una consulta con usted sobre su participación y ofrecerle orientación específica en caso de que necesite ayuda adicional. Para concertar una de estas citas, hable con su gestor de cuentas o póngase en contacto con nuestro equipodirectly:iGBLive.support@clariongaming.com. Si desea leer un resumen de las medidas de bioseguridad que nuestro equipo está aplicando para que nuestros expositores, visitantes, colegas y contratistas estén seguros y se sientan cómodos, consulte nuestro sitio web.  

Los expositores deberán incluir una sección de bioseguridad en su evaluación de riesgos habitual para su propia participación. Esta sección deberá considerar la transmisión de COVID-19 como un nuevo riesgo. Deberán evaluar cómo pueden reducir también el riesgo de transmisión en su propio stand considerando un régimen de limpieza más frecuente y centrado, proporcionando desinfectante de manos, proporcionando pantallas o EPI para el personal cuando proceda y, por supuesto, informando al personal. También deberá tener en cuenta aspectos específicos de su stand y de sus actividades en él.